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电子文件管理
电子文件管理系统解决了文件元数据的标准化,文件的分类管理,并通过多库建立实现了文件的多类从属管理问题,加入了电子文件的权限管理和审批发布机制,提高了电子文件使用过程中的安全性、准确性;融入了强大的搜索解决了文件的多维度展现应用,适应用户不同习惯的电子文件的分类管理,及满足对文件不...

随着互联网的普及,信息流通的速度、强度和便捷度的加强,一方面让我们享受到了前所未有的方便和迅捷,但另一方面也承受着信息爆炸所带来的压力。

企业信息化让电子文件成为企业知识的主要载体,例如各类文档、图片、视频、音频、源代码、CAD图纸、方案等,非结构化数据、半结构化数据与日剧增,因缺乏有效的安全备份机制,电脑的丢失、文件的删除、多版本文件的凌乱,严重影响着工作效率;在企业运营过程中,通过文档和客户交流的时间甚至超过90%,应用文档所产生的人工费占总人工费的40%,企业总收入的15%,文档的重要性越来越突出;另外知识管理成为了现代企业发展的关键,而企业在知识管理上却存在着巨大的问题,如没有成熟的知识形成管理机制、企业人员的流动,导致知识无法积累。

电子文件管理系统解决了文件元数据的标准化,文件的分类管理,并通过多库建立实现了文件的多类从属管理问题,加入了电子文件的权限管理和审批发布机制,提高了电子文件使用过程中的安全性、准确性;融入了强大的搜索解决了文件的多维度展现应用,适应用户不同习惯的电子文件的分类管理,及满足对文件不同维度的快捷搜索查找。

电子文件管理适用于建立电子文件数据中心、知识管理、电子文件库资源共享平台,围绕文档、图片、音频、视频、表格数据等电子文件,进行数字化、分类、分库、搜索展现。只要企业和组织成员需要处理电子化的文件,都可以使用电子文件管理系统对现有文件进行有效的管理、应用。

电子文件管理架构图及简要说明

时光电子文件管理架构图

接入层:支持PC端、智能手机端(android、ios、wp平台)、平板电脑(android、ios平台)进行文件库访问;并支持以短信、邮件方式提高相关文件审批效率;

应用层:通过公共门户提供电子文件多维度搜索、多视图浏览;向注册会员提供了资源上传、分享功能;并支持对整个平台的公共资源、多库资源进行管理;

管理层:包括知识管理、社交管理、会员管理、系统管理;通过文件形成知识进行分类管理,并借助社交媒体实现电子文件资源的评论、索取、分享,及对公众用户关注的文件类别、评论内容进行舆情分析提醒;在公众平台中注册的会员由管理层进行统一管理、权限分配及积分管理等功能;

数据层:根据数据的类别,分基础数据库(平台基本数据存储)、电子文件库(电子文件存储)、索引库(电子文件索引信息存储);

统一标准:对电子文件的元数据建立统一的数据标准,保证数据描述的一致性;

统一接口:支持多种数据源的数据抽取建模,及支持对电子文件元数据的自动获取,提高数据获取时的智能型;并开放系统API供其他业务系统进行调用,也集成了外媒社交平台的API接口支持;

统一服务:在数据安全及系统运维管理角度,提供了完善了数据加密、备份机制,并对系统的部署提供了相关应用访问安全支撑。

电子文件管理特点/优势

成熟的数据标准化处理:元数据元素采用规范中已有的元素以获得最大的语义兼容性,元数据元素语义结构的标准化有助于实现在不同空间、时间上各类用户及计算机对同一元数据元素语义理解的一致性,实现语义内容的互操作,从而有效地实现电子文件元数据描述电子文件的准确性,保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可利用性,保证电子文件的法律凭证价值。

元数据自动获取:对特定格式文档的元数据自动抽取、对不同类型元数据自动抽取、对web站点的元数据自动抽取、对中文文献的元数据自动抽取。

多样的文件上传、下载方式:支持批量上传、下载、批量编辑信息,对大文件支持断点续传及ZIP压缩下载。

多种内容展现形式:文件支持以列表、缩略图、详细列表、组图、在线预览、在线编辑方式进行展现。

手机、平板和网页一体化:系统提供针对主流移动终端的一体化设计,信息内容只需发布一次,即可同时通过手机客户端、平板客户端和网页版访问,内容完全一致。移动客户端可自动转换格式,显示为手机和平板相应的大小格式。

微博群组信息整合浏览管理:微博群组信息整合管理,方便行业内各类用户之间的信息共享,及发布内容统一; 通过微博群组,对文件的内容进行讨论,多人参与,提高文件的质量及创新性;并借助舆情分析,对文件的应用效果进行监控,提供更加准确的内容。

微博舆情监控分析:针对行业官方微博、外媒新闻,制定多个用户和会话维度,更精确地识别用户的属性和口碑的主题及态度,发现话题,为客户提供最完善的标签和分类,做出及时的事件响应,更好的进行社交互动。

精确的全文搜索:利用时光软件的全文检索系统iSearch,对企业内部的信息包括文件服务器上的文件、网站网页、ERP等系统存放信息的数据库信息、办公应用中的文档以及内容管理系统中的内容,提供了精确的全文搜索功能。

ETL/BI数据抽取建模分析:借助时光软件的SynchroESB DataService数据集成平台,完成对各资源数据的访问、抽取、过滤、清洗、转换、加载等ETL 过程,最终实现异构数据的有机整合;并借助BI数据分析工具,对数据进行挖掘、管理和分析,使信息管理者获得更多的应用知识并提高洞察力、创新力,提高信息数据的有效性、准确性。

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